MICROSOFT ACCESS

          Adalah sekupulan data yang biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-apikasi kecil. Yang dapat membantu kita membuat aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat.

Sejarah

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

Cara Membuka :

1.      Buka start

2.      Cari folder Microsoft Access

3.      Kemudian klik Microsoft Access

4.      Tampilan Microsoft Access

Cara mengoprasikannya :

1.      Pertama klik Blank Database

2.      Kemudian tulis dokumen di kolom File Name

3.      Klik gambar dokumen, pilih dokumen yang akan dipakai kemudian Klik Create

4.      Setelah itu membuat tabel data yang akan dikerjakan

5.      Pertama klik Tabs Create

6.      Klik Tabel Design

7.      Kemudian tulis data di Field Name dan Data Type

8.      Apabila di kolom Data Type ditulis Text di Field Size ditulis maksimal 30

9.      Di kolom Field Name bila ada data yang sama maka di klik Primary Key

10.  Kemudian save dan berinama sesuai yang diinginkan

11.  Kemudian lengkapi data

12.  Kalau sudah membuat lagi tabel

13.  Langkah-langkahnya sama seperti yang di atas

14.  Kemudian klik tabs Database Tools dan klik Relationships

15.  Kemudian klik Add data yang akan di relationships jika sudah klik close

16.  Seret nama data yang sama pada tabel yang berbeda.

17.  Setelah itu keluar tabel Edit Relationships dan klik Create

18.  Kemudian save

19.  Setelah itu kita akan membuat Query yang fungsinya untuk memanipulasi data

20.  Kemudian klik “Create – Query Design”

21.  Setelah itu keluar “Show Table” , Klik Add data yang akan di manipulasi lalu klik close

22.  Kemudian isi Field Name dan Table

23.  Kemudian save dan beri nama “Query 1” lalu OK

24.  Klik View dan data akan keluar dengan sendirinya

25.  Setelah itu kita akan membuat Form

26.  Kemudian klik “Create – Form Design”

27.  Klik images, blok pada lembar kerja dan secara otomatis akan keluar gambar pada dokumen di komputer anda

28.  Pilih gambar yang kamu inginkan

29.  Kemudian klik “Label” untuk memberi judul

30.  Tulis judul sesuai dengan tugasmu

31.  Kemudian masukkan data tugasmu dengan klik Add Exiting Fields

32.  Kemudian seret data yang berada di Fields List ke dalam lembar kerja

33.  Kemudian save

Icon-icon Bar pada Microsoft Access

·         Menu Office Button

·         New : Untuk membuat buku kerja baru atau file baru

·         Open : Untuk membuka buku kerja atau file yang sudah dibuat

·         Save : Untuk menyimpan buku kerja atau file

·         Save As : Untuk menyimpan buku kerja atau file dengan nama lain

·         Print : Untuk mencetak buku kerja atau file

·         Manage : Untuk mengatur database yang telah kita buat. 

·         E-Mail : Untuk memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui e-mail. 

·         Pubish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final.

·         Close Database : Untuk keluar dari database.

·         Exit Acces : Untuk keluar dari program aplikasi ms. Access 2007

      MENU HOME

      1. Views : Terdiri dari sejumlah icon perintah yang digunakan untuk memilih jenis tampilan data.

      2. Clipboard

·         Paste    : Untuk menampilkan kata yang telah dicopy atau dicut.

·         Cut      : Untuk memindahkan kata yang selanjutnya ditampilkan oleh ikon paste.

·         Copy   : Untuk menggandakan kata yang kta copy.

·         Format Painter : Untuk mengubah format tulisan pada kata yang kita pilih.

3. Font

·         Kolom Font : Untuk memilih jenis huruf yang diinginkan

·         Size Font : Untuk mengatur ukuran huruf

·         Align Left : Untuk mengatur kertas kerja yang masih aktif menjadi rata kiri

·         Center : Untuk membuat sesuatu lembar kerja rata tengah

·         Align Right : Untuk mengatur kertas kerja yang masih aktif menjadi rata kanan

·         Bold : Untuk menebalkan tulisan

·         Italic : Untuk memiringkan tulisan

·         Underline : Untuk memberikan garis bawah pada tulisan

·         Fill Color : Untuk member warna penuh pada text

·         Gridlines : Untuk mengatur garis grid di bagian tepi kotak data.

·         Alternate Fiil Color : Untuk mengtur serta memilih warna latar setiap cell data. 

3. Rich Text

·         Number : Untuk memberikan penomoran baik berupa bullet, maupun angka

·         Bullet : Untuk memberikan penomoran baik berupa bullet maupun angka

·         Text Highlight Color : Untuk memberikan warna stabilo dibelakang teks terpilih

Selain itu ada juga ikon decrease list level, increase list level, & left-to-right text direction

4. Recods

·         Refresh All : Untuk menata-ulang susunan data.  

·         New : Untuk memasukkan record baru

·         Save : Untuk menyimpan record dari datasheet yang sedang aktif.

·         Delete : Untuk menghapus record dari data yang terpilih.

·         Totals : Untuk menjumlah record yang terdapat dalam datasheet aktif.

·         Spelling : Untuk mengecek ejaan kata dari suatu data.

·         More : Berisi menu-menu yang mendukung pengaturan datasheet seperti mengubah ukuran datasheet dll.

5. Sort & Filter

1. Ascending   : Untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari A-Z. 

2. Descending : Untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad sampai dari Z-A.

3. Clear all sorts : Untuk membersihkan semua criteria penyortiran, disini susunan data akan kembali seperti sedia kala, sebelum dilakukan penyortiran.

4. Filter            : Untuk menyaring data sesuai dengan criteria tertentu.

5. Selection     : Untuk memilih tampilan data yang sesuai dengan data terpilih saja.

6. Advanced    : Untuk memilih pengaturan lanjutan yang berkaitan dengan masalah penyaringan data

7. Toggle filter : Untuk menerapkan semua pengaturan penyaringan data.

6. Find

Di submenu find terdapat ikon find, replace, go to & select.

      MENU CREATE

1.      Table

·         Table : Untuk membuat table database baru.

·         Table templates : Untuk membuat table database baru berdasarkan contoh-contoh yang sudah tersedia di Ms. Access 2007.

·         Sharepoints lits : Untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang sedang dibuat. 

·         Table design : Untuk merancang table yang dibutuhkan dalam suatu database.

2.      Forms

1. Form : Untuk membuat formulir database baru.

2. Split form : Untuk suatu formulir sehingga manjadi dua formulir yang berbeda.

3. Multiple items : Untuk membuat form yang bias menampilkan isi database yang telah dimasukkan.

4. Pivotchart : Untuk membuat grafik berdasarkan suatu database. 

5. Blank form : Untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bias mendesain sendiri suatu formulir yang diinginkan.

6. More forms : Untuk menampilkan daftar perintah yang digunakan untuk memilih daftar form lainnya.

7. Form design : Untuk mendesain formsesuai dengan keinginan user

3.      Reports :

·         Report : Untuk membuat format laporan dalam versi standar Ms. Access 2007. 

·         Labels : Untuk membuat label dari database yang sedang aktif. 

·         Blank report : Untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bias membuat format laporan yang diinginkan.

·         Report wizard : Untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam Ms. Access 2007.

·         Report design : Untuk merancang format laporan sesuai dengan keiginan user.

4.      Other

·         Query wizard : Untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam Ms. Access 2007 sehingga user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah sebuah query

·         Macro : Untuk membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat perintah tertentu pada sebuah database.

·         Selain itu ada juga ikon query design.

5.      Import

Di submenu import terdapat ikon saved imports, access, excel, sharepoint list, text file, xml file, & more.

6.      Export

Di submenu export terdapat ikon saved exports, excel, sharepoint list, word, text file, & more.

7.      Collect data

Di submenu collect data terdapat ikon create e-mail & manage replies.

8.      Sharepoint lits

Di submenu sharepoint lits terdapat ikon work online, synchronize, discard changes, cache list data, relink lists & move to sharepoint.

9.      Macro

Di submenu macro terdapat ikon visual basic, run macro, create shortcut menu from macro & convert macros to visual basic.

10.  Show/hide

                                                    

Di submenu show/hide terdapat ikon relationship, property sheet, object depencies  & message bar.

11.  Analyze

Di submenu analyze terdapat ikon database documenter, analyze performance, & analyze table.

12.  Move data

Di submenu move data terdapat ikon sql server & access database.

13.  Database tools

Di submenu database tools terdapat ikon linked table manager, switchboard manager, encrypt password, add-ins & make accde.

14.  Views

Di submenu views terdapat ikon views.

                        

15.  Fields & columns

Di submenu fields & columns terdapat ikon new field, add existing field, lookup column, insert, delete, & rename.

16.  Data type & formatting

Di submenu data type & formatting terdapat ikon data type, format, apply currency format, apply perfect format, apply comma number number format, increase decimals, decrease decimals, unique & is required.

17.  Relationship

Di submenu relationship terdapat ikon relationship & object dependencies.